На всяко работещо момиче, рано или късно, се налага да напише делово писмо. Епистоларният етикет изисква познаване на основните правила и принципи в бизнес комуникацията. Оттам нататък спазването им е по-скоро въпрос на професионална рутина.Най-често зададваният въпрос, в разглеждания контекс, е кои са основните, задължителните компоненти на всяко делово писмо. И още - могат ли да бъдат пропуснати някои от тях, при какви обстоятелства, каква е правилната ранжировка?
Според специалистите на епистоларната бизнес комуникация, задължителните елементи на деловото писмо са следните: заглавна част – бланката (с ясна информация за координатите на подателя); името и длъжността на получателя; обръщението; финалът; подписът. Централен компонент е водещата тема и съдържанието на писмото.
Много от колебанията на занимаващите се с бизнес кореспонденция са свързани с начина на обръщение към адресата. Най-разпространената и приета форма е "Уважаеми господине" или "Уважаема госпожо". Все по-често добрият епистоларен стил изисква персонално обръщение към деловия пртньор. Затова най-добре е да се използва такова от типа Уважаеми господин Иванов" или "Уважаема госпожо Иванова". Не е прието във формата на обръщение да се изписват и двете имена на получателя, като например "Уважаема госпожо Николина Иванова". Деловата жена, до която е адресирано писмото може да бъде неомъжена, но въпреки това обръщението трябва да гласи "госпожо", а не "госпожице".
Много важно е името на адресата, както и евентуалната му титла, звание или длъжност да бъдат правилно изписани и подредени. При повече от един адресат на първо място се слага името на най-високопоставения. След него се подреждат имената на останалите отново в зависимост от пози
цията им в служебната йерархия. В деловия свят полът не играе роля – с други думи ако получателите са мъж и жена първо се изписва името на човека с по-висока служебна позиция, независимо от неговия пол.Заключението или поздравът най-често са "С уважение ...". "С почит ...", "Искрено Ваш(а)...", Добре е да се знае, че английският маниер на писане и водене на делова кореспонденция при завършването на писмото се съобразява с началото. Ако при обръщението не се използва фамилно име, то и в края се написва: "С почит". Ако пък в обръщението е налице фамилното име на получателя, то финалните думи са "Искрено Ваш (а) ". На езика на оригинала това означава, че винаги, когато сме употребили в обръщение "Dear Madam", следва накрая да изпишем "Yours faithfully". Но, когато обръщението е "Dear Ms Georgieva" и финалните слова трябва да бъдат "Yours sincerely".
Съществуват разновидности и по отношение поставянето на датата. Докато във Великобритания и въобще в европейската практика е прието това да става в следната последователност: 15 септември 2009, то в практиката на САЩ редът е такъв: Септември 15, 2009. По-важно от възприетия образец е датата задължително да присъства в писмото.
Що се отнася до съдържанието – централният атрибут на деловото писмо – то той се определя от конкретния повод на комуникацията. Каквито и да са различията обаче, задължително е езикът да бъде книжовно и граматически издържан, ясен, прецизен, лаконичен. Независимо какъв е поводът за писмото, добрите маниери изискват да спазваме корпоративния етикет. Емоциите не са разрешени. И нека не забравяме какво ни съветва златният комуникатор Дейл Карнеги – в общуването е важно какво искаме ние, но също какво е значимо и интересно за нашия партньор.
Няма коментари:
Публикуване на коментар